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本科论文:医院基建图纸档案的数字化管理分析

时间:2017-07-17 09:50来源:未知 作者:admin 点击:
澳门威尼斯人官网摘 要:随着医院基建工程的不断扩大,医院内部的档案管理工作成为了医院发展和建设的重要内容。随着内容的不断增加,传统的管理方案在现阶段的形势下已经显得有些不适合,因此如何能提升档案的管理水平,也是医院日常工作中的重点。数字化的普及为人们的生活

   摘 要:随着医院基建工程的不断扩大,医院内部的档案管理工作成为了医院发展和建设的重要内容。随着内容的不断增加,传统的管理方案在现阶段的形势下已经显得有些不适合,因此如何能提升档案的管理水平,也是医院日常工作中的重点。数字化的普及为人们的生活和工作提供了重要的便利,因此这也是该文主要的研究方向。 
  关键词:医院基建 图纸档案 数字化管理 
  中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2017)05(a)-0172-02 
  医院基建档案是医院发展和建设过程中的重要参考资料,具有显著的利用和保存价值。但是随着图纸档案数量的增加,保管工作也面临了更大的挑战。在当今的数字化时代下,利用信息技术可以有效地对档案进行管理,提升资源的利用率和档案的资源共享服务,是未来医院建设发展的必然趋势。该文旨在对数字化管理的必要性进行分析,从而针对性地探究管理的具体措施。 
  1 医院基建图纸档案数字化管理的必要性 
  随着医药卫生体制改革的进行和医院服务模式的转变,档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分,在医疗、教学、科研等活动中的作用日渐显著,档案管理工作为适应时代的需要发生了很大的变化。随着计算机技术和各种先进设备的出现,医院的基建档案信息化管理也是势在必行的。且传统的图纸档案本身就存在着一些需要完善的地方,只有改善这些方面的内容之后才能完善医院档案管理的数字化、信息化。 
  1.1 图纸档案质量问题 
  档案工作是封闭型、半封闭型的管理模式,并且在我国一直存在。图纸档案的质量问题是数字化管理的首要原因。从医院现阶段的发展模式来看,很多基建图纸因为使用年限过长,或是保存时间长的原因,出现了很多图面不清晰,甚至出现破损的档案。甚至于有一些档案还是已经使用过的图纸,保存起来也有一定的难度。另外,很多档案本身与实际的情况有一定的出入,在一定程度上影响了档案的参考价值,医院无法通过档案信息来了解图纸的具体情况,带来了很多不便。 
  1.2 保管方式问题 
  图纸档案数量的提升给保管工作带来了更大的挑战。由于图纸本身会存在着大小、内容的差异,所以在进行档案归档管理时普遍都会采用盒装式管理。但是这种管理方式虽然简便,但是纸质档案本身就是容易破损的物品,很有可能出现无法修补的不可逆损坏。另外有些档案本身就存在着缺损,很有可能因为保管方式不当失去利用价值。 
  1.3 利用模式不规范 
  档案管理的目的在于便于使用者在需要的时机进行使用,但是档案篇幅的特殊性,包括出于对原档案的保护,一般都是采用复印的形式来获取信息。当时很多档案室本身不具有复印设备,所以只能通过小幅面的复印后进行拼接。有时候在特殊情况下,需求者会直接将材料带出复印使用,待档案归还时也会产生一些不必要的损坏。 
  2 数字化档案管理的要求 
  数字化管理需要先对图像进行扫描,然后通过扫描实现数字化转换。在这一过程中,图像信息可以被完整地保存下来,因此可以具有非常显著的适用性,便于使用者确定文件格式,这也是现阶段使用最广泛的一种图像文件形式。需要注意的一点是在扫描过程中需要考虑到顺序和方向的问题。扫描过程中应该按照一定的分类标准进行分类,例如建筑物的排列顺序等,然后再进行文件夹分类,便于后期的检索工作。而图纸扫描的顺序也应该和文件本身的顺序保持一致。基建图纸档案本身具有其特殊的形成格式,方向也是存在差异的。在提供档案原件的过程中可以根据需求来适当调整方向,但是在网络传输的过程中就需要严格保持方向。在扫描工作完成之后,在刻录成光盘之前需要对所有的数字化图像文件进行细致检查,保障图像的质量后才能最终刻录光盘。与此同时要做好备份工作,提升数据的安全性。 
  如果有医护人员需要使用这些材料,在建设管理系统时候需要提供个人信息,才能通过查阅功能来查阅到需要的内容,也可以通过截图来选取需要的部分,相比于传统利用模式下的原图借出,不仅在效率上实现了提升,还能保护图纸的质量,提升了信息传播的有效性,让档案管理工作能够真正朝着现代化的方向而发展。 
  3 图纸档案数字化的流程 
  图纸档案数字化指的是通过扫描设备将纸质档案转化为计算机文件的过程。目前该技术具有两种模式,一是通过档案扫描后将图像进行保存,二是通过扫描后将其转化为矢量文件。图像文件是由像素组成,通过一些常用的软件就可以编辑属性。根据图纸档案数字化的不同要求,其工作原理和流程也是不相同的。医院可以将所有档案就全方位纳入计算机系统管理,每个项目都由档案馆派出人员管理,A3及以下图纸可下载到本机上处理打印。由施工管理部门负责,档案部门提供指导,并协助做好图纸更改通知单的管理,并及时将更改通知单和被修改图在系统中建立标识关系。对于医院的基建图纸档案来说,首先在档案扫描前需要做好两方面的准备工作。意识对所有己见图纸进行严格整体安排,并核对数量和种类,确定没有出现缺损和遗漏的情况下才能进行扫描,否则要先进行修复。当扫描的文件和本身的文件相对应时,可以进行后续工作。另外是将扫描文件的目录进行复印,一方面便于数据库的录入工作,另一方面可以利用扫描过程来核对图纸和内容的详细情况。扫描过程结束后还可以作为备用材料进行保存。 
  扫描结束后是内容的校对和档案数据库的建立过程。校对工作主要是利用软件对扫描后的图像文件进行合理的线条光滑等操作,然后和原图进行校对,保障档案的可利用性。这一方式可以有效地提升档案的利用效率和精度,便于医院在需要的时候可以随时使用。而图纸档案的数据库主要用于存放管理图纸的具体信息,例如名称、日期等,然后通过存放路径的调整可以建立数据库和文件夹。如果需要检索图像文件,则可以直接链接到文件存放的路径,然后再到文件夹内的具体文件。如果需要文件的矢量化们也可以采用AutoCAD等类似的软件来进行辅助。 
  最后要建立档案扫描借阅登记系统,可以对檔案借阅的实践、卷号、借阅人、内容等进行合理管理,便于档案的安全性,不会因为人工管理不当出现遗失。同时也应该要求项目建设单位将档案双向管理,推进医院档案管理工作的进程。 
  4 结语 
  基建档案本身性质特殊,不可再生,作为一种宝贵的信息资源,为医院的发展和建设工作作出了巨大的贡献,而基建档案管理水平的高低会直接影响到医院整体建设的脚步,甚至影响到建筑的安全。不难看出,这项工作也将是未来医院发展和建设管理中的长期任务。作为基建档案的管理人员,需要不断地完善自身,利用各种现代化手段进行管理,并让档案工作实现智能化、数字化,在未来促进医院的可持续发展。 
  参考文献 
  [1] 陈燕君.医院基建图纸档案的数字化管理[J].城建档案,2011(3):53-54. 
  [2] 熊瑛.对医院基建档案数字化管理的几点认识[J].黑龙江档案,2016(6):73. 
  [3] 陈克琴.基建图纸档案管理办法刍议[J].佳木斯教育学院学报,2010(5):92-93.

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